A. Haben Sie Angst vor Gabeln?
Nicht wirklich, denn sie sind ja letztendlich ein Werkzeug. Sie können sie für verschiedene Zwecke nutzen, die einmal festgelegt wurden, um sie passend zu designen. Sie soll Essen aufpieken, schieben, häufen, quetschen und nicht verbiegen.
Wenn Sie sich eine neue Gabel kaufen möchten, wie gehen Sie dann vor?
Sie überlegen sich, was Ihnen wichtig ist: Für Kuchen oder Mittagessen, Edelstahl oder Silber, Markenprodukt oder No Name, soll sie gut in der Hand liegen oder besonders spitz sein, mögen Sie es stylish oder eher schlicht… Sie bestimmen relativ klar und (fast) emotionslos, wie Sie sich Ihre Gabel wünschen.
B. Kommen wir jetzt mal zur Software
Ein Programm ist auch nur ein Werkzeug, das für bestimmte Anforderungen erstellt wurde. Wenn Sie Ihre Anforderungen kennen, finden Sie Ihre Software. Wenn Sie Ihre Anforderungen kennen, finden Sie heraus, wie die Software Ihnen helfen kann.
Seltsamerweise werden wir nun aber plötzlich sehr emotionsgeladen – das doofe Tool, was soll ich mit dem ganzen Kram, ich will doch nur mal eben, das kapiere ich doch nie und wie sieht das überhaupt aus. Denken Sie jetzt schnell einmal um: Software ist auch nur eine Gabel. Wie Sie das schaffen, erkläre ich Ihnen nun, denn das ist kein Hexenwerk.
Es gibt zwei Varianten, wie Sie an eine Gabel, äh, Software geraten:
- Sie finden sie vor und müssen damit umgehen oder
- Sie brauchen eine und müssen sie sich erst suchen.
1. Da ist schon was installiert
Nehmen wir Excel oder Numbers, die häufig schon installiert sind, wenn Sie sich an Ihren Computer setzen: Beide Tools sind sehr mächtig, sogar programmieren könnten Sie damit in begrenztem Maße. Das wirkt erst einmal beängstigend, wenn Sie eigentlich nur eine kleine Tabellenkalkulation brauchen, um die monatliche Umsatzsteuer auszurechnen.
Mein Tip: Ignorieren Sie den ganzen anderen Kram und konzentrieren Sie sich auf die Funktionen, die Sie für Ihre aktuelle Anforderung benötigen. Wenn Sie von den Funktionen noch keine Ahnung haben, dann schauen Sie in die Hilfe oder suchen Sie sich ein Video bei YouTube: „Wie erstelle ich eine kleine Tabelle mit xxx, die mir die Umsatzsteuer ausrechnet?“ Diese Frage habe ich Google gestellt und prompt eine Antwort erhalten.
Jetzt kommt noch eine große Herausforderung: Was ist nun, wenn Sie es trotzdem nicht verstehen, wie die Software funktioniert, weil die Anleitung für Sie nach Kauderwelsch klingt? Ganz einfach: Verurteilen Sie bitte nicht die Hilfetexte, da diese häufig von den Menschen geschrieben wurden, die viel zu nahe an der Software dran sind oder schlicht und einfach zu weit weg. Versuchen Sie, sie ganz nüchtern zu lesen, befolgen Sie die Anweisungen Schritt für Schritt, schalten Sie Ihre Gefühle aus und lassen Sie Ihren Verstand und Ihren Pragmatismus walten. Und wenn es dann immer noch nicht klappt, dann fragen Sie herum, ob Ihnen jemand helfen kann – im Zweifel beim Softwarehersteller.
2. Ich brauche was Neues
Nun kommen wir dazu, dass Sie noch keine Software haben, die Sie bei Ihrer Arbeit begleitet. Womit Sie sich nun unbedingt auseinandersetzen sollten, sind Ihre Anforderungen.
- Wofür benötigen Sie Unterstützung?
- Was sind Ihre Herausforderungen?
- Wie soll die Software sie lösen können?
Schreiben Sie das Minimum auf, das Sie dringend brauchen. Eine einfache Liste reicht völlig aus, machen Sie es sich nicht zu kompliziert und verlieren Sie sich nicht in Details, es sei denn, sie sind wirklich essentiell.
Und dann prüfen Sie, welches Tool diese Liste bedienen kann.
Beispiel: „Ich möchte meine Kontakte verwalten und zu jedem eine kleinen Notiz schreiben.“ Sie können jetzt natürlich bei den vielen CRM-Systemen schauen (Customer Relationshop Management System). Oder Sie nehmen für Ihre zwei Anforderungen einfach das Adressbuch, das Ihr Betriebssystem mitliefert. Sie entscheiden mithilfe Ihrer Anforderungsliste, dass Sie eine einfache Lösung möchten, weil sie Ihre Ansprüche erfüllt. Die größeren Systeme mögen sexy sein und was hermachen, aber sie kosten meist Geld und bieten Ihnen viel zu viel für Ihren aktuellen Bedarf.
Sollten Sie allerdings schon jetzt wissen, dass Sie in einem Jahr nicht mehr mit einer einfachen Lösung zurechtkommen werden, weil Ihre Pläne Größeres vorsehen, dann enthält Ihre Anforderungsliste möglicherweise schon mehr Funktionen.
Beispiel: „Ich möchte zusätzlich noch Dokumente zum Kunden speichern, pro Kunde ein kleines Projekt anlegen und meine Kontakthistorie mit ihm aufzeichnen. Außerdem soll die Software mich bei meinem Marketing unterstützen und mit meinem Newsletter-Tool zusammenarbeiten.“ Klare Ansage. Machen Sie sich bei Google auf die Suche nach einer Software, die genau diese Anforderungen abdeckt.
Wie Sie sich nun entscheiden können?
Sei gnadenlos und nimm deine Liste zur Hand.
Ein Tool bietet nicht alles?
Lassen Sie es sein oder schauen Sie, ob Sie auf das entsprechende Feature verzichten können.
Ein Tool bietet mehr, aber eben auch genau das Gewünschte?
Testen Sie es. Die meisten Anbieter ermöglichen eine kostenlose Testphase. Prüfen Sie, ob Ihnen Kosten und Nutzen zusagen und im Verhältnis stehen. Schauen Sie, ob Sie damit arbeiten mögen, die Optik sollte nicht das Hauptkriterium sein, wir müssen uns aber auch nicht mit 90er-Jahre-Design abfinden (außer bei DATEV). 3. Wo Sie fündig werden
ChatGPT und Co können Ihnen bei der Suche helfen. Nehmen Sie einfach Ihren gesamten Anforderungssermon und fragen Sie die AI nach passender Software. Google und andere Suchmaschinen sind aber genauso gut, wenn Sie es lieber auf eigene Faust herausfinden wollen. Oft bekommen Sie damit dann auch eher die Nischenprodukte und nicht nur die großen Mitspieler zu fassen.
C. Fazit
Zwei der häufigsten Gründe, weshalb Anwender mit einer neuen Software unglücklich sind, ist mangelnde Vorarbeit und emotionale Vorbehalte vor Technik an sich. Auch wenn es Ihnen im ersten Moment anstrengend, nervig und überflüssig erscheint, nehmen Sie sich unbedingt die Zeit, um Ihre Anforderungen zu analysieren und zu definieren. Diese Vorarbeit bewahrt Sie vor Fehlinvestitionen und damit meine ich nicht nur finanzielle. Wenn Sie Ihre Arbeitszeit in die falsche Software investieren und sich dann doch umentscheiden, haben Sie doppelten Aufwand. Den minimieren Sie schlicht und einfach, indem Sie schon vorher genau wissen, was Sie brauchen. Und übrigens ist dann das Thema „Software“ auch nicht mehr so groß und angstbesetzt. Denn Sie gehen strategisch und emotionslos heran und treffen somit tatsächlich nicht nur die besser Entscheidung, sondern können die Bedienung auch ohne viel Tamtam schaffen.
Ein letzter Tip: Sie können das alles auch auf andere Produkte übertragen. Wenn Sie Ihre Anforderungen auflisten, sich wirklich damit auseinandersetzen, finden Sie richtig gute Lösungen, weil Sie genau wissen, was für Sie wichtig ist.
