Hast du Angst vor Gabeln?
Nicht wirklich, denn sie sind ja letztendlich ein Werkzeug. Du kannst sie für verschiedene Zwecke nutzen, die einmal festgelegt wurden, um sie passend zu designen. Sie soll Essen aufpieken, schieben, häufen, quetschen und nicht verbiegen.
Wenn du dir eine neue Gabel kaufen möchtest, wie gehst du dann vor?
Du überlegst dir, was dir wichtig ist: Für Kuchen oder Mittagessen, Edelstahl oder Silber, Markenprodukt oder No Name, soll sie gut in der Hand liegen oder besonders spitz sein, magst du es stylish oder eher schlicht… Du bestimmst relativ klar und (fast) emotionslos, wie du deine Gabel haben möchtest.
Kommen wir jetzt mal zur Software
Ein Programm ist auch nur ein Werkzeug, das für bestimmte Anforderungen erstellt wurde. Wenn du deine Anforderungen kennst, findest du deine Software. Wenn du deine Anforderungen kennst, findest du heraus, wie deine Software dir helfen kann.
Seltsamerweise werden wir nun aber plötzlich sehr emotionsgeladen – das doofe Tool, was soll ich mit dem ganzen Kram, ich will doch nur mal eben, das kapiere ich doch nie und wie sieht das überhaupt aus. Ich übrigens nicht, denn für mich ist Software eben auch nur eine Gabel. Wie ich das schaffe, erkläre ich dir nun, denn das ist kein Hexenwerk.
Es gibt zwei Varianten, wie du an eine Gabel, äh, Software gerätst:
- Du findest sie vor und musst damit umgehen oder
- du brauchst eine und musst sie dir erst suchen.
Da ist schon was installiert
Nehmen wir Excel oder Numbers, die häufig schon installiert sind, wenn du dich an deinen Computer setzt: Beide Tools sind sehr mächtig, sogar programmieren kannst du damit in begrenztem Maße. Das wirkt erst einmal beängstigend, wenn du eigentlich nur eine kleine Tabellenkalkulation brauchst, um dir deine monatliche Umsatzsteuer auszurechnen.
Mein Tip für dich: Ignoriere den ganzen anderen Kram und konzentriere dich auf die Funktionen, die du für deine aktuelle Anforderung benötigst. Wenn du von den Funktionen noch keine Ahnung hast, dann schau in die Hilfe oder suche dir ein Video bei YouTube: „Wie erstelle ich eine kleine Tabelle mit xxx, die mir die Umsatzsteuer ausrechnet?“ Diese Frage habe ich Google gestellt und prompt eine Antwort erhalten.
Jetzt kommt noch eine große Herausforderung: Was ist nun, wenn du es trotzdem nicht verstehst, wie die Software funktioniert, weil die Anleitung für dich nach Kauderwelsch klingt? Ganz einfach: Verurteile bitte nicht die Hilfetexte, da diese häufig von den Menschen geschrieben wurden, die viel zu nahe an der Software dran sind oder schlicht und einfach zu weit weg. Versuche, sie ganz nüchtern zu lesen, befolge die Anweisungen Schritt für Schritt, schalte deine Gefühle aus und lass deinen Verstand und deinen Pragmatismus walten. Und wenn es dann immer noch nicht klappt, dann frag herum, ob dir jemand helfen kann – im Zweifel beim Softwarehersteller.
Ich brauche was Neues
Nun kommen wir dazu, dass du noch keine Software hast, die dich bei deiner Arbeit begleitet. Womit du dich nun unbedingt auseinandersetzen solltest, sind deine Anforderungen.
- Wofür benötigst du Unterstützung?
- Was sind deine Herausforderungen?
- Wie soll die Software sie lösen können?
Schreib dir das Minimum auf, das du dingend brauchst. Eine einfache Liste reicht völlig aus, mach es dir nicht zu kompliziert und verliere dich nicht in Details, es sei denn, sie sind wirklich essentiell.
Und dann prüfst du, welches Tool diese Liste bedienen kann.
Beispiel: „Ich möchte meine Kontakte verwalten und zu jedem eine kleinen Notiz schreiben.“ Du kannst jetzt natürlich bei den vielen CRM-System schauen (Customer Relationshop Management System). Oder du nimmst für deine zwei Anforderungen einfach das Adressbuch, das deine Betriebssystem mitliefert. Du entscheidest mithilfe deiner Anforderungsliste, dass du eine einfache Lösung möchtest, weil sie deine Ansprüche erfüllt. Die größeren Systeme mögen sexy sein und was hermachen, aber sie kosten meist Geld und bieten dir viel zu viel für deinen aktuellen Bedarf.
Solltest du allerdings schon jetzt wissen, dass du in einem Jahr nicht mehr mit deiner einfachen Lösung zurechtkommen wirst, weil deine Pläne Größeres vorsehen, dann enthält deine Anforderungsliste möglicherweise schon mehr Funktionen.
Beispiel: „Ich möchte zusätzlich noch Dokumente zum Kunden speichern, pro Kunde ein kleines Projekt anlegen und meine Kontakthistorie mit ihm aufzeichnen. Außerdem soll die Software mich bei meinem Marketing unterstützen und mit meinem Newsletter-Tool zusammenarbeiten.“ Klare Ansage. Mach dich bei Google auf die Suche nach einer Software, die genau diese Anforderungen abdeckt.
Wie du dich nun entscheiden kannst?
Sei gnadenlos und nimm deine Liste zur Hand.
Ein Tool bietet nicht alles?
Lass es sein oder schau, ob du auf das entsprechende Feature verzichten kannst.
Ein Tool bietet mehr, aber eben auch genau das Gewünschte?
Teste es. Die meisten Anbieter ermöglichen eine kostenlose Testphase. Prüfe, ob dir Kosten und Nutzen zusagen und im Verhältnis stehen. Schau, ob du damit arbeiten magst, die Optik sollte nicht das Hauptkriterium sein, wir müssen uns aber auch nicht mit 90er-Jahre-Design abfinden (außer bei DATEV). Wo du fündig wirst
ChatGPT und Co können dir bei der Suche helfen. Nimm einfach deinen gesamten Anforderungssermon und frage die AI nach passender Software. Google und andere Suchmaschinen sind aber genauso gut, wenn du es lieber auf eigene Faust herausfinden willst. Oft bekommst du damit dann auch eher die Nischenprodukte und nicht nur die großen Mitspieler zu fassen.
Fazit
Der häufigste Grund, weshalb Anwender mit einer neuen Software unglücklich sind, ist die mangelnde Vorarbeit. Auch wenn es dir im ersten Moment anstrengend, nervig und überflüssig erscheint, nimm dir unbedingt die Zeit, um deine Anforderungen zu analysieren und zu definieren. Diese Vorarbeit bewahrt dich vor Fehlinvestitionen und damit meine ich nicht nur finanzielle. Wenn du deine Arbeitszeit in die falsche Software investierst und dich dann doch umentscheidest, hast du doppelten Aufwand. Den minimierst du schlicht und einfach, indem du schon vorher genau weißt, was du brauchst. Und übrigens ist dann das Thema „Software“ auch nicht mehr so groß und angstbesetzt.
Ein letzter Tip: Du kannst das alles auch auf andere Produkte übertragen. Wenn du deine Anforderungen auflistest, dich wirklich damit auseinandersetzt, findest du richtig gute Lösungen, weil du genau weißt, was für dich wichtig ist.
Also, wenn du das nächste Mal auf der Suche bist, denk daran, dass Software auch nur eine Gabel ist und eine Anforderungsanalyse dir Zeit spart.
