Als Unternehmerin und Selbständige, die in Teilzeit arbeitet und ihre Firma mit viel Herzblut führt, wissen Sie: Eine Auszeit zu nehmen ist oft leichter gesagt als getan. Das Geschäft auch nur für ein paar Tage sich selbst zu überlassen, ist gar nicht so einfach. Aber denken Sie daran: Diese Pausen sind nicht nur verdient, sondern extrem wichtig! Sie helfen Ihnen, neue Energie zu tanken und mit frischen Ideen zurückzukommen. Die gute Nachricht: Mit der richtigen Vorbereitung kann Ihr Unternehmen auch ohne Sie laufen – und Sie können Ihren Urlaub in vollen Zügen genießen.

In diesem Artikel gebe ich Ihnen eine Anleitung für eine „Packliste“, die Ihnen hilft, Ihr Unternehmen für Ihre Abwesenheit vorzubereiten. Passen Sie die einzelnen Punkte an Ihre Situation an und die Auszeit darf kommen.
Mein erster Tipp: Legen Sie diese „Packliste“ am besten gleich so an, dass Sie sie für die nächste Auszeit einfach nur aus der Schublade ziehen können und höchstens Kleinigkeiten anpassen müssen. Erstellen Sie die Liste vielleicht sogar unabhängig vom nächsten Urlaub ganz entspannt zwischendurch, damit Sie bereits vorbereitet sind, wenn es soweit ist.
Schritt 1: Aufgaben festlegen
Wenn Sie diese Übersicht nicht schon haben, erstellen Sie eine Liste Ihrer täglichen und wöchentlichen Aufgaben. Was muss während Ihrer Abwesenheit erledigt werden, und was kann warten?
- Listen schreiben: Schreiben Sie jede Aufgabe auf, egal wie klein sie Ihnen erscheinen mag. Es hilft Ihnen, ein klares Bild zu bekommen und zu sehen, was wirklich noch zu tun ist oder vielleicht delegiert werden sollte.
- Wann steht was an: Prüfen Sie, welche der Aufgaben vor dem Urlaub erledigt werden müssen, was getrost danach umgesetzt werden kann. Dann legen Sie die Aufgaben fest, die während Ihrer Auszeit anstehen.
- Aufwand festlegen: Definieren Sie für jede Aufgabe, welche Mittel und welchen Zeitaufwand Sie dafür benötigen.
- Planen Sie rückwärts: Jetzt planen Sie alle Aufgaben, die vor dem Urlaub erledigt werden müssen vom Urlaubsstart aus rückwärts bis heute.
Mein Tipp:
Mit To-Do-Listen und Projektmanagement-Tools (online/offline) lassen sich Aufgaben und Arbeitsabläufe klar strukturieren.
Schritt 2: Aufgaben delegieren
Wenn klar ist, dass Sie Aufgaben abgeben müssen, notieren Sie klar, welche Informationen Ihre Vertretung benötigt, damit alles reibungslos klappt. Selbst wenn Sie eine One-Woman-Show sind, könnten Sie einige Aufgaben delegieren, z.B. an eine Freundin oder an temporäre Freelancer.
Notieren Sie Schritt-für-Schritt-Anweisungen für die Aufgaben, die während Ihres Urlaubs erledigt werden müssen. Auch Schritte, die Ihnen selbstverständlich erscheinen, sollten Sie ergänzen, damit nichts schiefgehen kann.
Mein Tipp:
Haben Sie Vertrauen in Ihre Vertretung, auch wenn es anfangs ungewohnt ist.
Schritt 3: Kundenkommunikation vorbereiten
Der Kontakt zu Ihren Kundinnen und Kunden ist wichtig, und auch wenn Sie nicht vor Ort sind, sollen sie sich gut betreut fühlen.
- E-Mail-Abwesenheitsnotiz einrichten: Eine freundliche Notiz, die den Zeitraum Ihrer Abwesenheit angibt und ggf. eine alternative Kontaktperson nennt, ist Gold wert. So fühlen sich Ihre KundInnen abgeholt und wissen, dass sie auch bei dringenden Fragen gut versorgt sind.
- Senden Sie eine Info-Mail an StammkundInnen: Eine kurze, persönliche Nachricht an Ihre StammkundInnen mit Details zur Urlaubszeit und ggf. zu Ihrer Vertretung zeigt Ihre Wertschätzung und schafft Vertrauen.
- Social Media vorbereiten: Falls Sie regelmäßig auf sozialen Netzwerken aktiv sind, können Sie Beiträge für die Urlaubszeit vorplanen. Ein einfacher Urlaubsgruß an Ihre Follower erinnert sie daran, dass auch Unternehmerinnen Pausen brauchen – und das ist inspirierend!
Mein Tipp:
Beginnen Sie mindestens zwei Wochen vor Ihrem Urlaub mit der Planung, so bleibt genug Zeit, um alles zu organisieren und Sie sind am letzten Arbeitstag nicht gestresst.
Schritt 4: Automatisierungen einrichten
Automatisierungen können wahre Lebensretter sein, gerade während Ihrer Abwesenheit. Sie ermöglichen es Ihnen, wichtige Abläufe auch ohne Ihr Zutun im Hintergrund weiterlaufen zu lassen.
- Rechnungen und Zahlungen: Wenn möglich, stellen Sie Rechnungen und Zahlungen auf automatisierte Prozesse um. Es gibt tolle Buchhaltungsprogramme, die wiederkehrende Zahlungen oder Rechnungen automatisch veranlassen. Lassen Sie Beiträge vom Bankkonto abbuchen, so dass Sie nur Einzelrechnungen manuell überweisen müssen.
- Automatisierung von Prozessen: Mithilfe von Tools können Sie Routineaufgaben verknüpfen und automatisieren. Zum Beispiel können Sie automatische E-Mails oder Bestätigungen für Anfragen, auch über Social Media, einrichten.
- Content-Planungstools für Social Media: Es gibt jede Menge Tools, mit denen Sie geplante Beiträge in Ihrer Abwesenheit automatisch veröffentlichen lassen können. So bleibt Ihre Online-Präsenz aktiv, während Sie entspannen.
Mein Tipp:
Automatisierungen helfen Ihnen auch langfristig, Routineaufgaben effizienter zu gestalten. Testen Sie im Vorfeld ruhig einige Prozesse aus – es erleichtert Ihnen nicht nur den Urlaub, sondern bringt auch im Alltag Entlastung!
Schritt 5: Finanzielle Vorkehrungen treffen
Sich keine Sorgen um Finanzen machen zu müssen, ist eine enorme Erleichterung. Deshalb ist es hilfreich, einige finanzielle Vorkehrungen zu treffen, die für Beruhigung sorgen.
- Ein kleines Finanzpolster schaffen: Überlegen Sie sich vorab, welche Einnahmen und Ausgaben in Ihrer Abwesenheit anfallen. Ein kleines Finanzpolster oder Rücklagen können helfen, unerwartete Kosten entspannt zu handhaben.
- Automatische Rechnungsstellung und Zahlungseingänge: Falls Ihre KundInnen während Ihres Urlaubs Rechnungen erhalten, sorgen Sie dafür, dass diese automatisiert versendet werden.
- Eventuell eine Vollmacht für Finanzangelegenheiten erteilen: Falls Sie eine Vertrauensperson haben, die Sie unterstützen kann, geben Sie ihr eine Vollmacht für Notfälle. So sind Sie auf der sicheren Seite, falls dringend eine Zahlung fällig wird.
Mein Tipp:
Nutzen Sie in Ihrem Online-Banking die Planungsfunktion für Überweisungen.
Schritt 6: Notfallplan erstellen
Wir hoffen natürlich immer, dass alles reibungslos läuft, aber ein kleiner Notfallplan kann den Urlaub deutlich entspannen.
- Erreichbarkeit bei dringenden Fällen: Überlegen Sie, ob Sie für absolute Notfälle erreichbar sein möchten, und definieren Sie klar, wann, wie und von wem Sie kontaktiert werden können.
- Passwörter und wichtige Informationen sichern: Erstellen Sie ein Dokument mit allen wichtigen Zugängen, Passwörtern und Kontakten. Falls Sie nicht da sind, hat Ihre Vertretung die wichtigsten Infos griffbereit.
- Kurze Anweisungen für Notfälle: Erstellen Sie eine Liste der häufigsten Herausforderungen, die auftreten könnten, und notieren Sie einfache Lösungsschritte. So kann Ihre Vertretung auch in ungewohnten Situationen selbstständig handeln.
- Notfallpaket schnüren: Wenn Sie keine Vertretung haben, erstellen Sie einen (digitalen) Ordner mit allen Informationen zu Ihrem Unternehmen, so dass jemand die Abwicklung übernehmen kann, der keine Ahnung von Ihren Abläufen hat. Dieses Paket sollten Sie am besten unabhängig vom Urlaub anlegen.
Mein Tipp:
Notfallpläne geben Ihnen die Gelassenheit, wirklich abzuschalten, weil Sie wissen, dass Ihr Unternehmen in guten Händen ist – selbst wenn mal etwas Unerwartetes passiert.
Schritt 7: Mentale Vorbereitung
Dieser Punkt ist vielleicht der wichtigste, um Ihren Urlaub wirklich genießen zu können: Bereiten Sie sich mental darauf vor loszulassen.
- Vertrauen in Ihre Planung: Erinnern Sie sich daran, dass Sie alles Nötige getan haben und Ihr Unternehmen auch ohne Sie funktioniert bzw. ebenfalls eine Pause einlegen kann. Es ist okay, Verantwortung abzugeben bzw. einfach mal fünfe gerade sein zu lassen.
- Offline-Zeiten festlegen: Planen Sie sich festgelegte Zeiten ein, in denen Sie erreichbar sind – und bleiben Sie sonst offline. Das stärkt Ihre Erholung und gibt Ihnen Raum, wieder zu sich selbst zu finden.
- Zeit für Inspiration: Der Urlaub ist auch eine wunderbare Gelegenheit, um über Ihr Unternehmen zu reflektieren. So kommen Sie mit frischen Ideen zurück, die Ihnen und Ihrem Business gut tun. Aber bitte erzwingen Sie das nicht, schließlich geht es vor allem darum, dass Sie sich erholen.
Mein Tipp:
Urlaub als festen Bestandteil einplanen: Setzen Sie sich doch gleich nach dem Urlaub eine neue Auszeit, auch wenn es nur ein verlängertes Wochenende ist. Mit der Routine wird es einfacher, regelmäßige Pausen in Ihr Leben zu integrieren.
Schönen Urlaub!
Es ist ein herrliches Gefühl, mit dem Wissen abzuschalten, dass das eigene Unternehmen sicher läuft. Mit Ihrer „Packliste“ sind Sie bestens vorbereitet und können Ihren Urlaub so richtig genießen. Und was nicht erledigt ist, kann auch nach dem Urlaub mit frischer Energie umgesetzt werden.
Und denken Sie immer daran: Sie arbeiten hart und Ihre Gesundheit ist kostbar – Sie verdienen es, sich wieder aufzuladen und Ihre Auszeit zu genießen. Erholung ist keine Option, sondern ein echter Erfolgsfaktor. Vertrauen Sie also in Ihre Planung und lassen Sie los, um mit frischem Kopf und voller Kraft aus Ihrem Urlaub zurückzukommen.