[Dieser Artikel ist die lesbare und leicht gekürzte Version der Podcast-Episode.]
Meetings haben einen schlechten Ruf. Zu viele kosten Zeit, lähmen und frustrieren. Zu wenige wiederum führen zu Chaos, Missverständnissen und Isolation. Dabei sind sie ein unverzichtbares Werkzeug, wenn Sie Ihr Unternehmen erfolgreich führen wollen.
Warum sind Meetings wichtig? Worauf kommt es dabei wirklich an? Und wie können Sie mit kleinen Veränderungen große Wirkung erzielen?
Warum ohne Meetings gar nichts geht
Wenn Teams nicht regelmäßig zusammenkommen, versanden Informationen, Aufgaben werden doppelt erledigt und statt effizient zu arbeiten entstehen Leerläufe. Noch schlimmer: Ohne einen gezielten Austausch haben Sie keine Plattform, um gemeinsam zu reflektieren, zu korrigieren oder neue Ideen zu entwickeln.
Ein gutes Meeting bietet all das: Es schafft Raum für Reflexion, für das Schärfen von Themen, für Korrekturen und Ergänzungen. Und strategisch gesehen ist es ein zentraler Ort für Unternehmenskultur – für Feedback, gemeinsame Ausrichtung und dafür, das Team an Bord zu holen.
Ein häufiger Irrtum: Tür-und-Angel-Gespräche können Meetings ersetzen. Nein, im Gegenteil: Sie fördern die Gerüchteküche, wichtige Informationen fallen unter den Tisch, und am Ende weiß niemand mehr, was wirklich gilt.
Wie viele Meetings braucht ein Unternehmen?
Das ist die große Frage. In manchen Konzernen besteht der halbe Arbeitstag aus Meetings – alle sind müde, das Vorankommen bleibt aus, und trotzdem jagt eine Besprechung die nächste. Das ist eindeutig zu viel.
Doch gar keine Meetings? Auch keine Lösung. Dann fehlt der Austausch, die Abstimmung, die Korrektur. Die Kunst liegt – wie so oft – in der Balance.
Fragen Sie sich:
- Was muss wirklich in einem Meeting geklärt werden?
- Welche Besprechungen sind notwendig, um den Informationsfluss aufrechtzuerhalten?
- Was lässt sich stattdessen schriftlich erledigen, z. B. per E-Mail?
- Wer muss tatsächlich dabei sein?
- In welchem Rhythmus sollten Meetings stattfinden?
Ein paar Beispiele:
- Status-Quo-Meetings: Einmal pro Woche – kurz und knackig.
- Projekt-Updates: Nur so oft, wie es der Projektverlauf erfordert.
- Organisatorisches mit dem ganzen Team: Vielleicht einmal im Monat oder alle zwei Monate.
Nicht jedes Meeting muss ein Stundenblock sein. Oft reicht eine halbe Stunde, manchmal sogar nur eine Viertelstunde. Je besser die Besprechung vorbereitet wird, desto kürzer und effizienter kann sie sein.
Was macht ein gutes Meeting aus?
Hier kommt es auf fünf entscheidende Punkte an:
1️⃣ Klare Zielsetzung
Warum sitzen wir hier zusammen? Was wird besprochen und was nicht? Eine Agenda muss vorher feststehen, nicht erst, wenn alle schon da sind.
2️⃣ Die richtigen Teilnehmer:innen
Wer trägt wirklich bei? Wessen Zeit und Energie sind hier gut investiert? Denken Sie daran: Zeit ist Geld und vor allem Energie.
3️⃣ Knackige Zeitbegrenzung
Lieber kurz und fokussiert als endlos und ausufernd. Wenn Sie wissen, was Sie besprechen wollen, können Sie die Zeit gut steuern.
4️⃣ Ergebnisorientierung
Wer macht was bis wann? Halten Sie das unbedingt schriftlich fest. Ein Protokoll hilft nicht nur den Anwesenden, sondern auch denen, die nicht dabei waren.
5️⃣ Faire Verteilung der Aufgaben
Wechseln Sie die Schriftführung. Sonst fühlt sich am Ende immer dieselbe Person verantwortlich und auch schuldig, wenn etwas fehlt.
Praktische Tipps für Unternehmer:innen
Hier noch einmal die wichtigsten Punkte auf einen Blick:
- Weniger, aber bessere Meetings.
- Fragen Sie sich vorab: Muss dieses Thema wirklich jetzt und in dieser Runde besprochen werden?
- Bereiten Sie Ihre Meetings vor, verschicken Sie die Agenda vorab, klären Sie die Rollen.
- Nehmen Sie sich vorher 10–15 Minuten Zeit, um sich zu fokussieren, und motivieren Sie Ihr Team, sich ebenfalls kurz vorzubereiten.
- Moderieren Sie diszipliniert: Halten Sie Zeitrahmen und Fokus ein.
- Nehmen Sie die Nachbereitung ernst: Aufgaben verteilen, Ergebnisse sichern, Termine festlegen.
Und noch ein Gedanke: Je besser Sie vorbereitet sind und je klarer Sie den Rahmen setzen, desto besser werden Ihre Meetings. Ein kurzes, fokussiertes Update-Meeting, das maximal eine Viertelstunde dauert, kann enorm motivierend wirken, weil alle wissen: „Danach geht’s weiter an den Schreibtisch, und wir wissen, was wir tun müssen.“
Warum das Flurgespräch keine Lösung ist
Natürlich werden innerhalb der Fachabteilungen immer auch informelle Gespräche geführt. Das ist völlig normal und wichtig. Aber: Wichtige Informationen gehören ins Meeting, nicht auf den Flur. Wenn Sie das beherzigen, reduzieren Sie nicht nur die Gerüchteküche, sondern schaffen eine klarere, verbindlichere Kommunikation.
Mein Impuls zum Schluss
Schauen Sie doch mal auf Ihre Meetingkultur.
- Wo können Sie vielleicht kürzen, aufräumen, verschlanken?
- Wo müssten Sie dringend etwas hinzufügen, um besser abgestimmt zu sein?
Meetings sind per se weder schlecht noch gut. Sie sind ein Werkzeug und wie jedes Werkzeug entfalten sie ihre Wirkung, wenn Sie sie richtig einsetzen.
Wenn Sie Unterstützung brauchen, um Ihre Meetingkultur, Ihre Kommunikation oder Ihre Abläufe zu verbessern, kommen Sie gerne auf mich zu. Wir schauen gemeinsam, wo in Ihrem Unternehmen vielleicht Stellschrauben gedreht werden und wie wir gemeinsam eine geschicktere Lösung finden können.
