[Dieser Artikel ist die lesbare und leicht veränderte Version der Podcast-Episode.]
Kennen Sie diese Momente? Sie starten morgens Ihren Rechner, möchten in Ruhe ankommen, einen Schluck Ihres Lieblingsgetränks nehmen, sich sortieren und Ihre Aufgaben für den Tag priorisieren. Doch bevor Sie überhaupt zu sich selbst finden, prasseln schon erste Nachrichten auf Sie ein. Eine Flut von E-Mails, zwei Rückrufe, eine dringende Nachfrage aus dem Team und ein Kunde, der „nur kurz“ etwas klären möchte.
Und plötzlich ist der Tag nicht mehr Ihrer. Gedanklich ist der Schutzanzug angezogen, der Helm sitzt, der Feuerlöscher liegt bereit.
Warum geplante Tage so selten Realität werden
Wann haben Sie zuletzt einen Tag genauso umgesetzt, wie Sie ihn sich vorgenommen hatten? Wenn das lange her ist, sind Sie nicht allein. Vielen Unternehmerinnen und Unternehmern geht es genauso. Die Ursachen dafür sind vielfältig:
- Sie haben keine feste Planungsroutine etabliert und starten in den Tag ohne klaren Kompass.
- Sie erledigen lieber kleinere Aufgaben, weil diese sich machbarer anfühlen.
- Sie fühlen sich überfordert und haben nur eine vage Vorstellung davon, was wirklich wichtig ist.
- Der Übergang von der operativen Rolle hin zu einer strategischen Führungsposition wurde nicht bewusst gestaltet.
Wenn keine echte Planung stattfindet, geraten Sie schnell in einen Zustand permanenter Aktivität ohne Richtung. Ihre Entscheidungen entstehen nicht vorausschauend, sondern reaktiv. Der Stresspegel steigt, und mit ihm das Bedürfnis, wenigstens etwas zu tun, um wieder ein Gefühl von Kontrolle zu bekommen. Viele Unternehmerinnen und Unternehmer geraten dann in den Modus, den ich „Reaktion statt Richtung“ nenne.
Wenn alles wichtig ist, ist nichts wichtig
Viele von uns führen lange Aufgabenlisten, doch ohne klare Priorisierung übernimmt das Dringende die Kontrolle. Fremdanforderungen bestimmen den Tagesablauf, und anstatt in Führung zu gehen, verlieren Sie sich im Abarbeiten.
Eine einfache Frage kann helfen, diesen Kreislauf zu durchbrechen:
Was hat den größten Hebel für Ihr Unternehmen und ist gleichzeitig nur von Ihnen lösbar?
Diese Aufgaben verdienen Ihren besten Fokus. Sie sollten nicht zwischen Tür und Angel und nicht erst nach dem Löschen der nächsten Brände erledigt werden, sondern geplant, vorbereitet und geschützt.
Der Weg zurück zur Selbstführung
Der erste Schritt heraus aus dem Feuerlöschmodus ist die Rückkehr zur Selbstführung. Ihre Planung ist ein Spiegel Ihrer inneren Haltung. Sie zeigt, ob Sie selbst die Regie führen oder ob der Tag Sie leitet.
Planung ist keine Garantie, dass alles funktioniert. Aber sie ist die wichtigste Grundlage dafür, dass überhaupt etwas entstehen kann. Es geht dabei nicht um Perfektion, sondern um Klarheit für Sie selbst und für andere.
Fünf konkrete Impulse für mehr Führung im Alltag
1. Planen Sie Ihre Woche im Voraus
Am besten erledigen Sie das freitags, bevor das Wochenende beginnt. Spätestens sonntags sollte Ihre Planung stehen, damit Sie montags mit einem klaren Start in die Woche gehen.
2. Tracken Sie eine Woche lang Ihre Zeit
Notieren Sie, was Sie wann tun. Gehören diese Aufgaben wirklich in Ihren Verantwortungsbereich? Oder sind Sie wieder im Feuerwehreinsatz? Lesen Sie dazu auch gern Teil I, in dem es darum geht, wie Sie Aufgaben zurück ans Team geben können.
3. Setzen Sie Prioritäten nach Hebelwirkung
Was bringt Ihr Unternehmen wirklich weiter? Und was tun Sie nur, weil es gerade einfach erscheint? Was davon könnten Sie delegieren?
4. Schaffen Sie klare Zeitblöcke für operative, strategische und Führungsarbeit
Blocken Sie diese Zeiten fest in Ihrem Kalender, sichtbar für sich und Ihr Team. Wenn Ihre Mitarbeitenden wissen, dass diese Zeiten gesetzt sind, respektieren sie diese eher. Und Sie selbst halten sie eher ein, weil Sie dadurch deutlich machen, dass Sie Verantwortung übernehmen.
5. Beginnen Sie jeden Tag mit einer Mini-Reflexion
Fragen Sie sich: Was ist heute wirklich meine Aufgabe? Was gehört nicht zu mir, auch wenn es mich lockt? Denn es gibt viele kleine Scheinaufgaben, die sich gut anfühlen, aber wenig bringen. Social Media, das ständige Aktualisieren von News oder das Gefühl, „ich muss doch informiert bleiben“. Vielleicht kennen Sie Ihre ganz persönlichen Ablenkungen.
Lohnt sich das überhaupt?
Vielleicht zweifeln Sie, ob sich dieser Planungsaufwand überhaupt lohnt. Immerhin kommt es doch oft anders als gedacht. Und ist es wirklich möglich, als Unternehmerin oder Unternehmer in Ruhe zu arbeiten?
Ja, das ist möglich. Es braucht allerdings einen selbst gewählten Rahmen. Ihre Selbstführung. Und die klare Entscheidung, sich diesen Raum aktiv zurückzuholen. Nur so können Sie langfristig wirksam bleiben.
Struktur ist keine Ego-Strategie
Falls Sie befürchten, was Ihr Team denken könnte, wenn Sie sich regelmäßig Zeit für strategisches Arbeiten nehmen, seien Sie beruhigt. Einen klar strukturierten Tag zu gestalten, ist keine egoistische Haltung, sondern eine essenzielle Führungskompetenz.
Ihr Team braucht Orientierung und einen stabilen Rahmen. Diesen bieten Sie nicht nur durch Präsenz, sondern vor allem durch vorausschauendes, strategisches Handeln. Damit Ihre Haltung auch im Alltag ankommt, braucht es klare Kommunikation. Wenn Sie Fokuszeiten in Ihrem Kalender blockieren, mit dem Team besprechen und sich selbst daran halten, entsteht Transparenz. Und mit ihr wächst das Vertrauen. Vertrauen Ihres Teams in Sie und Ihr Vertrauen in sich selbst.
Neue Routinen brauchen Zeit
Wenn Sie lange nicht mehr geplant und strukturiert gearbeitet haben, braucht es Geduld. Neue Routinen greifen nicht über Nacht. Und ja, es wird Tage geben, an denen Sie sich wieder im Reaktionsmodus wiederfinden. Das ist völlig normal. Es ist kein Rückschritt, sondern menschlich. Entscheidend ist, dass Sie wieder zurückfinden und das lässt sich üben.
Mein Schlussimpuls für Sie
Wenn Sie heute nur eine Erkenntnis mitnehmen, dann diese:
Planung ist kein Verwaltungsinstrument, sondern Ihr stärkstes Werkzeug. Allerdings nur, wenn Sie es bewusst steuern.
Wenn Sie das Gefühl haben, in Ihrem Alltag keine Zeit zum Denken und Planen zu finden, dann lassen Sie uns gemeinsam hinschauen. Zum Beispiel in einer Sparring-Session, in der wir genau das auf den Punkt bringen. Weitere Informationen finden Sie wie immer auf meiner Webseite.
Ich wünsche Ihnen eine gelassene Zeit. Mit Struktur, Klarheit und einem entschiedenen Schritt zurück in Ihre Rolle als hauptberufliche Unternehmerin oder Unternehmer.
