Aufgaben delegieren ohne Team

Als Teilzeit-UnternehmerIn jonglieren Sie nicht nur mit den Anforderungen Ihrer Firma, sondern oft auch mit weiteren Verpflichtungen wie Familie oder einem anderen Job. Zeit ist Ihr kostbarstes Gut, und es ist entscheidend, diese geschickt zu nutzen.

Sie füllen viele Rollen gleichzeitig aus: Sie sind GeschäftsführerIn, MarketingexpertIn, FinanzmanagerIn, KundenbetreuerIn und manchmal auch Reinigungskraft – um nur einige zu nennen. Als UnternehmerIn ohne Team im Hintergrund stehen Sie vor der Herausforderung, diese vielen Aufgaben alleine zu meistern.

Die Lösung: Delegieren Sie an sich selbst.

Durch clevere Aufgabenverteilung und die Simulation eines eigenen inneren Teams können sie sehr effizient arbeiten, auch wenn Sie alleine sind. Lassen Sie mich Ihnen die 5 Schritte erklären, die Sie zu dieser Lösung führen:

Schritt 1: Ihre Rollen definieren

Der erste Schritt besteht darin, sich bewusst zu machen, welche Rollen Sie in Ihrem Unternehmen spielen. Prüfen Sie, welche Rollen Sie innehaben und schreiben Sie diese auf. Weisen Sie der Rolle bestimmte Fähigkeiten und Basisaufgaben zu (s.u.). Sollten Sie sich unsicher sein, wird Ihnen der 2. Schritt dabei helfen, sich weiterer Rollen bewusst zu werden.

Typische Rollen könnten sein:

• GeschäftsführerIn: Verantwortlich für die strategische Planung und das Gesamtmanagement des Unternehmens.
• MarketingexpertIn: Entwickelt und implementiert Marketingstrategien, betreut Social-Media-Kanäle und plant Kampagnen.
• FinanzmanagerIn: Überwacht die Buchhaltung, erstellt Finanzpläne und kümmert sich um Steuern.
• KundenbetreuerIn: Kommuniziert mit Kunden, bearbeitet Anfragen und pflegt Beziehungen.
• ProduktentwicklerIn: Arbeitet an der Entwicklung und Verbesserung Ihrer Produkte oder Dienstleistungen.
• VertriebsleiterIn: Zuständig für den Verkauf, die Kundenakquise und die Pflege von Geschäftskontakten.
• IT-ManagerIn: Verantwortlich für die Pflege und Sicherung Ihrer Website, den Einsatz von Softwarelösungen und die allgemeine Technik.
• RechtsberaterIn: Überprüft Verträge, hält sich über rechtliche Änderungen auf dem Laufenden und stellt sicher, dass das Unternehmen rechtlich abgesichert ist.
• ProduktionsmitarbeiterIn: Fertigt die Produkte.
• BeraterIn: Erarbeitet mit den Kunden und Kundinnen Lösungen.

Schritt 2: Aufgaben den Rollen zuweisen

Nachdem Sie Ihre Rollen definiert haben, ist der nächste Schritt, die Aufgaben entsprechend zuzuordnen. Schreiben Sie alle Aufgaben auf, die regelmäßig anfallen, und ordnen Sie diese den spezifischen Rollen zu. Überlegen Sie, welche Aufgaben zu welcher Rolle passen und wie diese Aufgaben priorisiert werden sollten. Hier sind einige Beispiele:

• VertriebsleiterIn:
  • Neukundengewinnung durch gezielte Akquise
  • Pflege bestehender Geschäftskontakte
  • Erstellung und Präsentation von Verkaufsstrategien
• IT-ManagerIn:
  • Sicherstellung der Website-Funktionalität und Sicherheit
  • Implementierung und Wartung von Softwarelösungen
  • Datenschutzmaßnahmen überprüfen und umsetzen
• RechtsberaterIn:
  • Überprüfung von Verträgen, um sicherzustellen, dass sie rechtlich einwandfrei sind
  • Überwachung von rechtlichen Änderungen, die das Geschäft betreffen könnten
  • Beratung bei rechtlichen Fragen und Problemen

Schritt 3: Zeiträume für jede Rolle festlegen

Effizientes Arbeiten erfordert klare Zeitfenster. Legen Sie für jede Rolle bestimmte Zeiträume und dann Zeiten fest, in denen Sie sich ausschließlich auf die entsprechenden Aufgaben dieser Funktion konzentrieren. Tragen Sie sich diese Zeitfenster in Ihrem Kalender ein, da auch andere Aufgaben bzw. Termine davon abhängen können. Dies könnte beispielsweise so aussehen, wenn Sie vormittags arbeiten:

• Montag, 1 Stunde, 9-10 Uhr: IT-ManagerIn
• Mittwoch, 3 Stunden, 9-12 Uhr: BeraterIn
• Donnerstag, 2 Stunden, 11-13 Uhr: VertriebsleiterIn
• Freitag, 4 Stunden, 9-13 Uhr: GeschäftsführerIn

Durch die klare zeitliche Trennung können Sie sicherstellen, dass Sie jede Rolle mit der nötigen Aufmerksamkeit und Sorgfalt erfüllen.

Um diese Methode für Sie noch greifbarer zu machen, möchte ich Ihnen ein paar konkrete Beispiele nennen, wie Sie die verschiedenen Rollen in Ihrem Alltag einnehmen können:

1. GeschäftsführerIn am Montag, 1 Stunde: Beginnen Sie die Woche mit einer klaren Übersicht. Nehmen Sie sich eine Stunde Zeit, um Ihre Wochenziele zu definieren und die Prioritäten zu setzen. In dieser Rolle denken Sie strategisch und sorgen dafür, dass Ihr Unternehmen in die richtige Richtung steuert.
2. MarketingexpertIn am Dienstag, 3 Stunden: Planen Sie Ihren Content für die Woche oder den Monat. Schreiben Sie Blogartikel, erstellen Sie Social-Media-Posts und analysieren Sie die bisherigen Ergebnisse. Diese kreative Rolle erfordert Fokus und die Fähigkeit, Ideen zu entwickeln und umzusetzen.
3. IT-ManagerIn am Mittwoch, 2 Stunden: Verbringen Sie Zeit damit, Ihre Website zu optimieren, Backups zu erstellen und sicherzustellen, dass alle Ihre Systeme reibungslos funktionieren. In dieser Rolle agieren Sie als technischer Experte, der sicherstellt, dass Ihr Unternehmen auf stabilen digitalen Füßen steht.
4. FinanzmanagerIn am Donnerstag, 2 Stunden: Überprüfen Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben, kümmern Sie sich um Rechnungen und aktualisieren Sie Ihre Finanzpläne. In dieser Rolle ist Genauigkeit entscheidend, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen finanziell gesund bleibt.
5. RechtsberaterIn am Freitag, 2 Stunden: Überprüfen Sie alle rechtlichen Dokumente, die in der Woche angefallen sind, und aktualisieren Sie Ihre Kenntnisse zu relevanten rechtlichen Entwicklungen. Diese Rolle hilft Ihnen, rechtliche Risiken zu minimieren und sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen abgesichert ist.

Schritt 4: Die Rolle einnehmen und Aufgaben erledigen

Nun kommt der entscheidende Schritt: Nehmen Sie bewusst die jeweilige Rolle ein und erledigen Sie die ihr zugewiesenen Aufgaben. Sehen Sie sich dabei selbst als die „Person“, die diese Rolle ausfüllt. Wenn Sie beispielsweise in der Rolle der VertriebsleiterIn sind, konzentrieren Sie sich darauf, Ihre Verkaufsstrategie zu optimieren und neue Kunden zu gewinnen.

Schritt 5: Reflektieren und anpassen

Am Ende jeder Woche oder jedes Monats sollten Sie reflektieren, wie gut diese Methode für Sie funktioniert hat. Haben Sie die Aufgaben in den vorgegebenen Zeiträumen geschafft? Mussten Sie öfter zwischen den Rollen wechseln? Wenn ja, wie können Sie das verbessern? Vielleicht müssen Sie die Zeiträume anpassen oder die Aufgabenverteilung neu strukturieren.

Meine Tips

1. Weisen Sie den Rollen nicht nur wiederkehrende Aufgaben zu. Planen Sie als ProjektleiterIn / GeschäftsführerIn auch ad-hoc anstehende Aufgaben ein für die entsprechenden Zeitfenster der zuständigen Rolle.
2. Lassen Sie bei der Planung ausreichend Freiraum für Eventualitäten.
3. Seien Sie nicht zu streng mit sich, wenn es nicht direkt klappt oder Ihnen von außen ein Strich durch die Planung gemacht wird – so ist das Leben. Auch in ihrem eigenen Team kann es zu Ausfällen kommen – behandeln Sie Ihre „MitarbeiterInnen“ wir ein echtes Team.

Fazit: Ein Team in Ihrem Kopf

Auch ohne ein physisches Team können Sie also durch geschickte Aufgabenverteilung und durch die verschiedenen Rollen effizient und produktiv arbeiten. Der Schlüssel liegt darin, sich Ihrer verschiedenen Aufgaben und Rollen bewusst zu sein und diese klar zu strukturieren. Diese Methode erfordert Disziplin, bietet aber gleichzeitig eine flexible und wirkungsvolle Möglichkeit, Ihr Unternehmen erfolgreich zu leiten.

Indem Sie sich als Ihr eigenes Team betrachten, können Sie Ihre Fähigkeiten voll ausschöpfen und Ihr Unternehmen entspannter und strukturierter führen – auch wenn Sie allein arbeiten. Probieren Sie es doch gleich einmal aus und Sie werden merken, wie viel mehr Sie schaffen können und wieviel zufriedener Sie am Ende des Tages sein werden.